In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens Guiding Finance van u verzamelt en verwerkt, waarom we uw gegevens verzamelen en verwerken en wat we ermee doen. Guiding Finance vindt het belangrijk dat er zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens die u ons verstrekt vertrouwelijk worden behandeld.
Hieronder vindt u een aantal kernpunten van onze privacyverklaring.
Persoonlijke gegevens
Guiding Finance verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten of omdat u uw persoonsgegevens persoonlijk aan ons verstrekt. Guiding Finance gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons heeft verstrekt. Indien u via onze website informatie vraagt, vragen wij naar uw naam, e-mail en telefoonnummer. Het is mogelijk dat u wordt benaderd om na te gaan of u de juiste informatie van ons heeft ontvangen. Indien u zoekt naar vacatures, solliciteert op vacatures of een open sollicitatie verzendt, verstrekt u op eigen initiatief persoonlijke informatie. Deze informatie wordt in een beveiligde omgeving opgeslagen en is slechts toegankelijk voor een beperkt aantal professionals binnen Guiding Finance. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij van u verwerken:
- Voor – en achternaam;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Geboorteplaats;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Financiële gegevens;
- Overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.
Bijzondere persoonsgegevens
Guiding Finance verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens van u:
- Burgerservicenummer (BSN)
Waarom we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken
Guiding Finance verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden vermeld in deze privacyverklaring:
- Gebruik van onze diensten;
- Communicatie;
- Formulieren
Wij verwerken uitsluitend uw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
- Er is toestemming verkregen voor specifieke doeleinden;
- Er dient een wettelijke verplichting worden nagekomen;
- Het verwerken is noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst;
- Het is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen;
- Het is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen;
- Het is noodzakelijk ter vervulling van een taak van algemeen belang of ter uitoefening van openbaar gezag.
Uw rechten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming, die vanaf 25 mei 2018 geldt, versterkt uw rechten als betrokkene. U als betrokkene heeft recht op:
- Transparante informatie en duidelijke communicatie over uw persoonsgegevens die over u zijn verzameld en worden gebruikt;
- Inzage in uw persoonsgegevens;
- Rectificaties in het geval van onjuiste persoonsgegevens;
- Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld in het geval van onjuiste gegevens of wanneer gegevens niet meer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden;
- Vergetelheid: de verwerkingsverantwoordelijke verwijdert de persoonsgegevens (op verzoek van u);
- Overdraagbaarheid van gegevens: de verwerkingsverantwoordelijke kan gegevens, op verzoek van u, overdragen aan of delen met een andere partij;
- Bezwaar tegen gebruik van uw persoonsgegevens;
- Kennisgeving aan een ontvanger als betrokkene vraagt om rectificatie, beperking of vergetelheid.
Privacy voorwaarden
- Toepasselijkheid privacy voorwaarden
1.1 Deze privacy voorwaarden zij van toepassing op alle gegevens die in het kader van uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever door opdrachtnemer worden verzameld door opdrachtgever, alsmede op alle uit de overeenkomst voor opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
1.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens zoals hierboven omschreven.
1.3 Bij de uitvoering van de overeenkomst verwerkt bewerker bepaalde persoonsgegevens voor verantwoordelijke.
1.4 Dit zijn privacy voorwaarden in de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
1.5 Deze privacy voorwaarden maken onderdeel uit van de overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
- Derden
Indien er gebruik wordt gemaakt van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten, nemen wij passende maatregelen om er voor te zorgen dat uw persoonsgegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend worden gebruikt voor de beoogde doelen. Indien wij op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht zijn om uw persoonsgegevens te delen met of te verstrekken aan derden, zullen wij u hierover schriftelijk informeren. In geen geval verkoopt Guiding Finance uw persoonsgegevens aan derden.
- Beveiliging
Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige Verwerking:
Guiding Finance maakt gebruik van toepassingen in de Cloud en maakt gebruik van beveiligde communicatie en mobiele apparaten, waardoor digitale data op een veilige plaats wordt bewaard. Toegang tot deze beveiligde Cloud is alleen mogelijk na het invoeren van twee gebruiker-en wachtwoord combinaties en het uitvoeren van een twee-staps-verificatie. Om met de technische veranderingen mee te gaan en zo te voldoen aan de AVG-wet worden onze systemen regelmatig geüpdatet en worden wachtwoorden regelmatig gewijzigd.
Papieren kopieën en door de cliënt verstrekte persoonsgegevens worden in speciale dossierkasten met codesloten opgeslagen. De code is alleen beschikbaar voor de medewerkers. Verder zijn alle deuren in het pand voorzien van sloten en is het pand beschermd tegen inbraak middels een alarmsysteem.
Niet meer relevante gegevens worden direct versnippert middels een versnipperraar. Nergens anders dan in de dossierkasten en digitaal zijn persoonsgegevens te vinden.
Verder worden persoonsgegevens niet langer dan het wettelijke verplichte bewaartermijn van zeven jaar bewaard. Daarbij worden persoonsgegevens die wij niet langer nodig hebben en persoonsgegevens na het verlopen van het wettelijk verplichte bewaartermijn vernietigd.
- Geheimhouding
Guiding Finance verwerkt uw persoonsgegevens slechts in opdracht van u, behoudens wettelijke verplichtingen. Guiding Finance is verplicht tot geheimhouding van uw persoonsgegevens waarvan wij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift ons tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
- Datalek
Zo spoedig mogelijk nadat wij kennis hebben vernomen van een incident of datalek dat betrekking heeft of kan hebben op uw persoonsgegevens, stellen wij u hiervan op de hoogte. Wij zullen u informatie verstrekken over de aard van het incident of het datalek, de getroffen persoonsgegevens, de vastgestelde en getroffen gevolgen van het incident of datalek op uw persoonsgegevens en de maatregelen die wij zullen treffen. Tevens zullen wij een melding maken bij de Autoriteiten Persoonsgegevens.
- Aansprakelijkheid
Guiding Finance is slechts aansprakelijk voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door onze werkzaamheden. Guiding Finance is slechts aansprakelijk voor schade die aan ons kan worden toegerekend in het kader van onze werkzaamheden volgens deze privacy voorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door ons onder deze privacy voorwaarden.
- Duur en beëindiging
7.1 Deze privacy voorwaarden zijn geldig zolang Guiding Finance de opdracht heeft van verantwoordelijke om uw persoonsgegevens te verwerken op grond van de overeenkomst tussen verantwoordelijke en bewerker. Zolang door ons werkzaamheden worden verricht ten behoeve van verantwoordelijke zijn deze privacy voorwaarden op deze relatie van toepassing.
7.2 Indien wij op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde persoonsgegevens van u moeten bewaren, van zullen wij zorgdragen voor de vernietiging van uw persoonsgegevens of andere documenten binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
7.3 Bij beëindiging van de overeenkomst tussen Guiding Finance en u kunt u ons verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere persoonsgegevens te retourneren aan u, voor rekening van u. In het geval van retourneren zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken in de vorm zoals bij ons aanwezig is. Wij zullen na beëindiging van de overeenkomst geen gegevens van u gebruiken.
- Bewaartermijn
Guiding Finance bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking dan wel op grond van de Archiefwet is vereist.
- Nietigheid
Indien één of meerdere bepalingen uit deze privacy voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing.